Røde Kors og persondata

Den 25. maj 2018 træder den nye persondataforordning i kraft. Den får betydning for, hvordan vi i Røde Kors indsamler, behandler og gemmer persondata om deltagere i vores aktiviteter, frivillige, medlemmer, støtter, mv. Det tager tid at få det hele på plads, men vi er godt på vej.
Helen Rasouli
18 maj 2018

I juni behandler hovedbestyrelsen en persondatapolitik, som giver os de overordnede rammer for, hvordan vi behandler persondata i Røde Kors. Dokumenter som Røde Kors aftalen, håndbøger, vejledninger og skabeloner vil derefter blive opdateret og tilpasset politikken.

De fleste afdelinger har allerede udpeget en persondata-kontaktperson fra bestyrelsen, som i den kommende tid skal sikre, at afdelingen tilpasser sig de nye retningslinjer. Hvis I ikke allerede har gjort det, så send navn og e-mail på den person I vælger til rollen til kontakt@rodekors.dk.

Der vil altså komme meget mere information i de kommende måneder. Al information vil blive delt på www.mitrødekors.dk.

Indtil vejledninger og håndbøger kommer, kan I begynde at gennemgå de persondata I har liggende på frivillige og deltagere i e-mail og mapper, og slette/makulere de persondata som I ved, I ikke har brug for længere.

Hvad bliver de næste skridt?

  • Vi deler nyt med persondatakontaktpersonerne og på www.mitrødekors.dk, så snart vi noget at dele

  • Fra juni måned bliver håndbøger og vejledninger opdateret

  • Vi svarer løbende på spørgsmål

  • Vi kommer med en vejledning til alle frivillige vedr. brug af e-mails og private computere, efter persondatapolitikken er behandlet af hovedbestyrelsen.

Spørg gerne
I er altid velkomne til at komme med spørgsmål fra hverdagen – der er mange nuancer, og der kan opstå tvivl.

Send dine spørgsmål til DPO@rodekors.dk.

Spørgsmål og svar bliver til glæde for alle delt på www.mitrødekors.dk – du kan se nogle spørgsmål og svar i faktaboksen.

Spørgsmål og svar om persondata

Spørgsmål: Hvert år efter generalforsamlingen opretter vi en adresseliste over bestyrelsesmedlemmer og aktivitetsledere med telefon, mail, bopæl, fødselsdato og hvornår man er startet i den pågældende aktivitet. Listen sendes til de berørte personer. Må vi fortsat det?

Svar: Vi forestiller os, at formålet med denne liste er, at I nemt i afdelingen kan komme i kontakt med hinanden. Det er ok at dele disse oplysninger, jeres lovlige grundlag er legitim interesse.

Men fødselsdato har intet at gøre med formålet, nemlig at kunne komme i kontakt med hinanden. Hvis I ønsker fortsat at have fødselsdato på listen, skal I have et samtykke fra hver person. Det kan I få ved at spørge per e-mail, hvor I skriver, hvad det er, I vil bruge fødselsdatoen til, at listen vil blive delt med bestyrelsen og alle aktivitetsledere, og at samtykket til en hver tid kan trækkes tilbage. Herefter gemmer I de mails I modtager og tilføjer fødselsdato på listen for de personer, som har givet deres samtykke.

Når listen er forældet – enten efter generalforsamling eller når der kommer nye aktivitetsledere, så skal gamle lister slettes – også hos dem der har modtaget listen.

Gemmer I listen på en privat computer, skal det kun være jer, der har adgang til listen og ikke resten af husstanden. Det samme gælder printede udgaver. Læg dem ned i en skuffe, når I ikke bruger dem, så hele familien ikke kan se listen.

Spørgsmål: Hvad med oplysninger på hjemmesiden? Her har vi navn, mailadresse og telefonnummer på bestyrelsesmedlemmer og aktivitetsledere.

Svar: De oplysninger I har på hjemmesiden, er de frivilliges private oplysninger, og derfor skal der indhentes samtykke. Det gøres på samme måde som beskrevet ovenfor. Husk også at indhente samtykke hvis I har billeder af frivillige på hjemmesiden.

Spørgsmål: Vi deler en liste med kontaktoplysninger på frivillige i butikken til brug for bl.a. bytning af vagter. Listen sendes ud til alle og hænges op på tavlen i personalerummet. Skal vi indhente en ny tilladelse, hvor vi specifikt nævner brugen af personens e-mail og telefonnummer?

Svar: I har en opgave, I skal løse, og det lovlige grundlag for det er legitim interesse. I kan ikke fordele og bytte vagter i butikken, uden at I deler kontaktoplysninger - så det må I gerne, og I behøver ikke samtykke til det.

Vil I gerne lave en fødselsdagsliste og dele den, så skal I have samtykke til det, da det ikke er en oplysning, som er nødvendig for at kunne bytte vagter.

Spørgsmål: Vi modtager mails med personlig information på, f.eks. henvendelser om frivilligt arbejde og nogle gange personsager. Skal sådanne mails behandles anderledes fremadrettet?

Svar: Ja, det skal de formentlig. Der kommer en vejledning til alle frivillige vedr. brug af e-mails m.v., efter persondatapolitikken er behandlet af hovedbestyrelsen. Indtil da gør I, som I plejer. Sørg blot for at slette forældede e-mails.

Buketten

Kender du en der fortjener et skulderklap?

Sonja har samlet trådene

Hvad angår maj-måneds buketmodtager, kan man næsten sige: Som mor, som datter, for det er mor Anna...